Politique Anti-Spam & Règles d'Utilisation

eMailBase est conçu pour soutenir un email marketing et une automatisation responsables. Nous ne tolérons aucune forme de spam. Cette politique s'applique à tous les clients, sous-utilisateurs et envois réalisés via la plateforme, quel que soit le fournisseur d'envoi utilisé.

Cette politique complète les Conditions d'utilisation et la Politique de confidentialité.

1. Engagement en faveur d'un envoi responsable

eMailBase s'engage à créer un écosystème d'envoi d'e-mails sain, à protéger les destinataires, à maintenir la réputation d'envoi globale de la plateforme et à garantir la conformité des clients aux normes les plus élevées. Chaque e-mail envoyé via eMailBase doit avoir une valeur pour le destinataire, basée sur une base légale de consentement et une identification précise de l'expéditeur.

2. Cadre juridique de conformité

Lorsque vous utilisez eMailBase, vous êtes responsable du respect de toutes les lois et réglementations en matière de marketing par courrier électronique applicables dans les régions où vous et vos destinataires résidez, y compris, mais sans s'y limiter:

• CAN-SPAM Act (États-Unis): nécessite une identification précise de l'expéditeur, une adresse physique dans les e-mails, un mécanisme de désabonnement clair et un traitement d'annulation de 10 jours ouvrables.
• RGPD (Union européenne/Royaume-Uni): nécessite un consentement explicite, une base juridique valide, un droit d'opposition et un droit de suppression pour les destinataires d'e-mails marketing.
• LCAP (Canada) – Nécessite un consentement exprès ou implicite avant la soumission, une identification complète et un mécanisme de désabonnement.
• PDPA (Thaïlande, Singapour): nécessite le consentement, la notification de l'objectif et les droits d'accès/de correction des données.
• Décret 13/2023/ND-CP (Vietnam) – Règlement sur la protection des données personnelles, le consentement au traitement et les droits des personnes concernées.
• Loi 91/2015/QH13 (Vietnam) – Réglementation sur la publicité par courrier électronique, consentement à recevoir et annulation de réception de publicité.

3. Base légitime de l'envoi

Vous ne devez envoyer des e-mails qu'aux destinataires que vous disposez d'une base légale et appropriée pour contacter. Les installations acceptables comprennent:

• Consentement explicite (Opt-in): le destinataire a activement accepté de recevoir des e-mails marketing de votre part, avec une preuve de reconnaissance (heure, source, contenu du consentement).
• Double opt-in: méthode recommandée: le destinataire confirme l'abonnement par e-mail de confirmation.
• Relation client existante: le destinataire est un client, un partenaire ou un utilisateur actuel et l'e-mail est directement lié à cette relation.
• Autre base juridique: autre base autorisée par la loi applicable (par exemple, intérêts légitimes en vertu du RGPD), à condition que vous puissiez en faire la preuve sur demande.

4. Origine de la liste des destinataires

eMailBase interdit strictement l'utilisation des sources de liste suivantes:

• Liste des achats ou des locations auprès de tiers;
• Liste des collectes automatiques (scraping) depuis les sites Web, forums ou réseaux sociaux;
• Liste d'origine inconnue ou aucune preuve d'accord;
• Listes partagées à partir d'autres comptes ou organisations sans base légale pour le consentement au transfert.

Nous nous réservons le droit de vous demander à tout moment de fournir une preuve de l'origine de l'annonce et des motifs de votre consentement.

5. Identification de l'expéditeur

Chaque campagne par e-mail envoyée via eMailBase doit être conforme aux exigences d'identification:

• Nom d'expéditeur précis: utilisez un vrai nom reconnaissable ou un nom de marque qui n'est pas trompeur.
• Adresse e-mail d'envoi valide: utilisez une adresse e-mail sur un domaine que vous possédez et que vous avez authentifié.
• Ligne d'objet de l'e-mail véridique: la ligne d'objet doit refléter le véritable contenu de l'e-mail et ne doit pas être trompeuse ou trompeuse.
• Adresse physique: incluez une adresse physique valide de l'organisation d'envoi (requise par CAN-SPAM).

6. Mécanisme de désabonnement

Tous les e-mails marketing envoyés via eMailBase doivent inclure un mécanisme de désabonnement conforme aux normes suivantes:

• Facile à trouver, facile à utiliser: Le lien de désabonnement doit être clairement visible, fonctionnel et ne nécessiter aucune connexion.
• Désabonnement en un clic: mise en œuvre recommandée de la norme RFC 8058 (List-Unsubscribe-Post) pour prendre en charge le désabonnement en un seul clic.
• Traitement dans les délais: les demandes de désabonnement doivent être traitées immédiatement ou dans un délai maximum de deux jours ouvrables. eMailBase gère automatiquement les désabonnements et les listes noires.
• Liste de blocage globale: les personnes qui se sont désabonnées ne recevront plus d'e-mails marketing de cette liste, à moins qu'elles ne s'abonnent à nouveau activement.

7. Validation technique requise

Avant d'envoyer une campagne, les clients doivent effectuer une validation technique pour le domaine d'envoi:

• SPF (Sender Policy Framework): détermine quels serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails au nom du domaine.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): signature numérique qui vérifie que l'e-mail n'a pas été modifié pendant la transmission.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance): stratégie d'authentification combinant SPF + DKIM, protégeant contre l'usurpation d'identité de domaine.

eMailBase fournit un outil d'analyse DNS pour vérifier l'état d'authentification. Nous vous recommandons de configurer entièrement les trois protocoles avant de commencer l'envoi.

8. Nettoyage des listes et gestion de la qualité

Il est de la responsabilité du client de maintenir la qualité de la liste de soumission:

• Gestion des e-mails rebondis (Bounce): eMailBase gère automatiquement les rebonds durs et les place sur la liste de blocage. Les annonces présentant des taux de rebond inhabituellement élevés peuvent être limitées ou nécessiter un nettoyage.
• Suivi des réclamations: surveillez les taux de réclamations pour spam. Un taux de réclamation dépassant le seuil de 0,1% déclenchera une alerte; Tout dépassement de 0,3 % peut entraîner une limite ou une suspension.
• Supprimez les contacts inactifs: examinez et supprimez régulièrement les adresses e-mail inactives à long terme pour maintenir la réputation d'envoi.
• Vérifier les contacts: utilisez la fonctionnalité Vérifier les contacts avant d'envoyer des messages à des listes volumineuses ou perdues depuis longtemps.

9. Chauffe d'IP et gestion du volume d'envoi

Lorsque vous utilisez une nouvelle adresse IP ou un nouveau nom de domaine pour envoyer un e-mail:

• Vous devez effectuer un préchauffage IP: augmentez progressivement votre débit d'envoi selon le calendrier recommandé pour renforcer votre réputation d'envoi auprès de vos fournisseurs de boîtes aux lettres (Gmail, Yahoo, Outlook).
• eMailBase fournit une initialisation automatique de l'adresse IP dans le centre de répartition. Les clients doivent activer cette fonctionnalité lors de l'ajout d'une nouvelle adresse IP.
• L'envoi soudain d'un résultat volumineux sur une adresse IP non initiée peut entraîner des limites d'envoi, le transfert d'e-mails dans un dossier indésirable ou leur blocage par le fournisseur.

10. Contenu interdit

Vous ne pouvez pas utiliser eMailBase pour envoyer le contenu suivant:

• Contenu frauduleux, faux (hameçonnage) ou usurpant l'identité d'une autre organisation;
• Logiciels malveillants, virus, codes malveillants ou liens vers des sites Web contenant des logiciels malveillants;
• Contenu illégal en vertu de la loi applicable;
• Contenu qui harcèle, menace, incite à la violence ou fait preuve de discrimination;
• Contenu qui viole les droits d'auteur, de marque ou de propriété intellectuelle d'un tiers;
• Contenu lié aux jeux de hasard illégaux, aux produits pharmaceutiques non approuvés ou aux armes;
• Tout contenu destiné à voler les informations personnelles, financières ou de connexion du destinataire.

11. Processus de traitement des violations

eMailBase applique les étapes suivantes pour gérer les violations:

• Étape 1: détection: les violations sont détectées grâce à la surveillance automatique (taux de rebond, réclamations, contenu), aux rapports des fournisseurs ou aux plaintes des destinataires.
• Étape 2: Enquête: examinez le contenu, la source de la liste, l'historique des envois et la base du consentement.
• Étape 3 – Avertissement: Informez les clients de la violation et demandez une correction dans un délai raisonnable.
• Étape 4: limiter: limitez l'envoi, bloquez temporairement des fonctionnalités spécifiques ou exigez des explications supplémentaires.
• Étape 5: suspension: suspendez l'espace de travail si les violations sont graves ou si aucune solution n'est apportée.
• Étape 6 – Résiliation: Résiliation définitive du compte en cas de violations flagrantes répétées, de spam intentionnel ou d'activité illégale.

eMailBase se réserve le droit de suspendre l'espace de travail immédiatement sans avertissement préalable en cas de violation grave qui menace le système, la réputation générale d'envoi ou qui viole la loi.

12. Signalement des violations et contact

Si vous recevez des e-mails non sollicités envoyés via eMailBase ou découvrez une violation des règles, veuillez le signaler à:

• E-mail: hi@emailbase.net
• Contenu du rapport: veuillez fournir les en-têtes et le contenu originaux des e-mails, la date de réception et la description du problème pour faciliter l'enquête.

Nous nous engageons à examiner et à répondre à tous les signalements de violations dans un délai raisonnable.