隐私政策与数据保护

eMailBase (sau đây gọi là "chúng tôi", "của chúng tôi") tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng, người dùng workspace, người đăng ký nhận email và người truy cập website. Chính sách bảo mật này mô tả các loại thông tin chúng tôi xử lý, mục đích sử dụng, cơ sở pháp lý, quyền của bạn và các biện pháp bảo vệ dữ liệu trong phạm vi dịch vụ.

Chính sách này cần được đọc cùng với Điều khoản dịch vụ, Chính sách chống thư rác và Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA).

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho:

• Người truy cập website emailbase.net và các tên miền phụ liên quan;
• Khách hàng đăng ký và sử dụng nền tảng eMailBase (bao gồm tất cả các gói dịch vụ);
• Thành viên phụ (sub-users) được khách hàng mời tham gia workspace;
• Người đăng ký nhận email (subscribers) mà dữ liệu được khách hàng đưa vào nền tảng.

2. Định nghĩa thuật ngữ

• Dữ liệu cá nhân: Bất kỳ thông tin nào liên quan đến một cá nhân được xác định hoặc có thể xác định.
• Dữ liệu người đăng ký (Subscriber Data): Dữ liệu mà khách hàng tải lên, đồng bộ hoặc thu thập qua nền tảng về người nhận email của họ.
• Workspace: Không gian làm việc trên eMailBase mà khách hàng sử dụng để quản lý chiến dịch, tự động hóa và danh bạ.
• BYO (Bring Your Own): Mô hình tự chủ hạ tầng gửi — khách hàng tự kết nối nhà cung cấp gửi email (Amazon SES, SendGrid, Mailgun, SMTP, Gmail OAuth).
• Bên kiểm soát dữ liệu (Data Controller): Bên quyết định mục đích và phương thức xử lý dữ liệu cá nhân — thông thường là khách hàng đối với Dữ liệu người đăng ký.
• Bên xử lý dữ liệu (Data Processor): Bên xử lý dữ liệu thay mặt Bên kiểm soát — eMailBase đóng vai trò này đối với Dữ liệu người đăng ký.

3. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Chúng tôi có thể thu thập và xử lý các nhóm dữ liệu sau:

3.1. Thông tin tài khoản

Họ tên, địa chỉ email, số điện thoại (tùy chọn), tên công ty, thông tin thanh toán và thông tin đăng nhập khi bạn đăng ký hoặc liên hệ với chúng tôi.

3.2. Dữ liệu cấu hình workspace

Cấu hình nhà cung cấp gửi (API keys được mã hóa), cài đặt tên miền, thiết lập tự động hóa, mẫu email, danh sách gửi và các thiết lập khác trong workspace.

3.3. Dữ liệu kỹ thuật & Nhật ký hoạt động

Địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, trang truy cập, thời gian truy cập, nhật ký hoạt động trong workspace và dữ liệu chẩn đoán kỹ thuật cần thiết cho bảo mật và vận hành dịch vụ.

3.4. Nội dung do khách hàng tạo

Nội dung email, mẫu thiết kế, hình ảnh, tệp đính kèm và các tài liệu marketing khác mà khách hàng tạo trong workspace.

3.5. Dữ liệu người đăng ký (Subscriber Data)

Thông tin mà khách hàng đưa vào nền tảng về người nhận email, bao gồm nhưng không giới hạn: địa chỉ email, họ tên, trường tùy chỉnh, thẻ phân loại, lịch sử tương tác (mở, nhấp, hủy đăng ký) và dữ liệu làm giàu từ SocialEnrich (khi khách hàng kích hoạt tính năng này).

4. Mục đích sử dụng dữ liệu

Chúng tôi sử dụng dữ liệu đã thu thập cho các mục đích sau:

• Cung cấp dịch vụ: Tạo và duy trì tài khoản, vận hành workspace, xử lý chiến dịch, thực thi tự động hóa, điều phối gửi email qua nhà cung cấp do khách hàng kết nối.
• Bảo mật hệ thống: Phát hiện và ngăn chặn truy cập trái phép, gian lận, lạm dụng dịch vụ và các mối đe dọa bảo mật.
• Hỗ trợ khách hàng: Phản hồi yêu cầu, xử lý sự cố kỹ thuật và cung cấp hướng dẫn sử dụng.
• Cải thiện dịch vụ: Phân tích xu hướng sử dụng tổng hợp (không nhận diện cá nhân) để cải thiện tính năng, hiệu suất và trải nghiệm người dùng.
• Tuân thủ pháp lý: Đáp ứng nghĩa vụ pháp lý, yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và giải quyết tranh chấp.
• Truyền thông dịch vụ: Gửi thông báo quan trọng về tài khoản, cập nhật dịch vụ, thay đổi chính sách và thông tin bảo mật.

Cam kết: eMailBase không sử dụng Dữ liệu người đăng ký của khách hàng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị riêng của eMailBase hoặc bán cho bên thứ ba.

5. Cơ sở pháp lý xử lý dữ liệu

Tùy theo loại dữ liệu và pháp luật áp dụng, chúng tôi dựa vào một hoặc nhiều cơ sở pháp lý sau:

• Thực hiện hợp đồng: Xử lý cần thiết để cung cấp dịch vụ theo Điều khoản dịch vụ đã thỏa thuận.
• Đồng ý: Khi bạn cung cấp sự đồng ý rõ ràng cho một mục đích cụ thể (ví dụ: nhận bản tin marketing từ eMailBase).
• Lợi ích hợp pháp: Khi việc xử lý là cần thiết cho lợi ích kinh doanh hợp pháp mà không ảnh hưởng quá mức đến quyền của bạn (ví dụ: bảo mật hệ thống, phân tích tổng hợp).
• Nghĩa vụ pháp lý: Khi pháp luật yêu cầu chúng tôi lưu giữ hoặc cung cấp thông tin.

6. Mô hình BYO & Dữ liệu nhà cung cấp gửi

eMailBase hoạt động theo mô hình BYO (Bring Your Own) — khách hàng tự kết nối nhà cung cấp gửi email riêng. Điều này có nghĩa:

• API keys và thông tin xác thực nhà cung cấp gửi (Amazon SES, SendGrid, Mailgun, SMTP) được mã hóa khi lưu trữ và chỉ được sử dụng để điều phối gửi email theo yêu cầu của khách hàng.
• eMailBase không truy cập trực tiếp vào tài khoản quản trị của nhà cung cấp gửi. Chúng tôi chỉ sử dụng API keys trong phạm vi quyền hạn mà khách hàng cấp.
• Email được gửi từ hạ tầng của nhà cung cấp do khách hàng chọn, không phải từ máy chủ của eMailBase. Danh tiếng gửi (IP, tên miền) thuộc về khách hàng.
• Khách hàng chịu trách nhiệm tuân thủ điều khoản dịch vụ của nhà cung cấp gửi mà họ kết nối.

7. Cookie & Công nghệ theo dõi

Website và nền tảng eMailBase sử dụng cookie và các công nghệ tương tự cho các mục đích sau:

• Cookie cần thiết: Duy trì phiên đăng nhập, bảo mật và chức năng cơ bản của nền tảng. Không thể tắt các cookie này.
• Cookie phân tích: Thu thập thông tin tổng hợp về cách người dùng tương tác với website để cải thiện trải nghiệm (ví dụ: Google Analytics). Bạn có thể từ chối nhóm cookie này.
• Cookie tùy chọn: Ghi nhớ tùy chọn giao diện, ngôn ngữ và cài đặt cá nhân.

Bạn có thể quản lý cookie thông qua cài đặt trình duyệt. Việc tắt một số cookie có thể ảnh hưởng đến chức năng của dịch vụ.

8. Google API Services & Yêu cầu Giới hạn sử dụng (Limited Use)

eMailBase cho phép khách hàng kết nối tài khoản Google (Gmail, Google Workspace) thông qua giao thức OAuth 2.0 để gửi email 1-on-1 từ hòm thư cá nhân của nhân viên kinh doanh.

8.1. Phạm vi truy cập (OAuth Scopes)

Khi bạn kết nối tài khoản Google, eMailBase chỉ yêu cầu các quyền tối thiểu cần thiết để thực hiện chức năng gửi email, bao gồm:

• Quyền gửi email thay mặt bạn qua Gmail API;
• Quyền đọc thông tin hồ sơ cơ bản (tên, địa chỉ email) để hiển thị nhận diện người gửi.

8.2. Cam kết tuân thủ

Việc sử dụng và chuyển giao thông tin nhận được từ Google APIs của eMailBase tuân thủ Google API Services User Data Policy, bao gồm các yêu cầu Giới hạn sử dụng (Limited Use).

8.3. Các cam kết cụ thể về Giới hạn sử dụng

eMailBase cam kết tuân thủ các yêu cầu Giới hạn sử dụng sau đối với dữ liệu nhận được từ Google APIs:

• Chỉ sử dụng cho tính năng hiển thị cho người dùng: Dữ liệu Google chỉ được sử dụng để cung cấp hoặc cải thiện các tính năng mà người dùng thấy và tương tác trực tiếp trong ứng dụng eMailBase (gửi email từ Gmail).
• Không sử dụng cho quảng cáo: Dữ liệu Google không được sử dụng để hiển thị quảng cáo, bao gồm quảng cáo nhắm mục tiêu lại, cá nhân hóa hoặc theo sở thích.
• Không chuyển giao cho bên thứ ba: Dữ liệu Google không được chuyển giao cho bên thứ ba trừ khi: (a) cần thiết để cung cấp hoặc cải thiện tính năng hiển thị cho người dùng, (b) tuân thủ pháp luật, hoặc (c) trong giao dịch sáp nhập/mua lại với điều kiện bên nhận cam kết tuân thủ tương đương.
• Không sử dụng cho huấn luyện AI/ML: Dữ liệu Google không được sử dụng để huấn luyện các mô hình trí tuệ nhân tạo hoặc học máy tổng quát.
• Hạn chế đọc dữ liệu bởi con người: Nhân viên eMailBase không đọc dữ liệu Google của bạn trừ khi: (a) bạn đồng ý rõ ràng để xem dữ liệu cụ thể (ví dụ: hỗ trợ kỹ thuật), (b) cần thiết vì lý do bảo mật, hoặc (c) pháp luật yêu cầu.

8.4. Thu hồi quyền truy cập

Bạn có thể thu hồi quyền truy cập Google OAuth của eMailBase bất kỳ lúc nào bằng cách:

• Ngắt kết nối tài khoản Google trong phần cài đặt máy chủ gửi trên eMailBase;
• Thu hồi quyền truy cập tại trang quản lý quyền ứng dụng Google.

Sau khi thu hồi, eMailBase sẽ không thể gửi email từ tài khoản Google đó và sẽ xóa token truy cập đã lưu.

9. Chia sẻ & Chuyển giao dữ liệu

eMailBase không bán, cho thuê hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân của bạn cho bên thứ ba vì mục đích thương mại. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp sau:

• Nhà cung cấp dịch vụ phụ trợ: Các đối tác cung cấp dịch vụ hạ tầng đám mây, thanh toán, phân tích và hỗ trợ kỹ thuật cần thiết cho vận hành nền tảng. Tất cả đều chịu ràng buộc bảo mật phù hợp.
• Nhà cung cấp gửi email (BYO): Khi bạn gửi chiến dịch, dữ liệu người nhận được chuyển tới nhà cung cấp gửi mà bạn tự kết nối (SES, SendGrid, Mailgun, Gmail). Điều này nằm trong phạm vi hoạt động bình thường của dịch vụ.
• Yêu cầu pháp lý: Khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, lệnh tòa án hoặc quy trình pháp lý bắt buộc.
• Bảo vệ quyền lợi: Khi cần thiết để bảo vệ quyền lợi, tài sản hoặc an toàn của eMailBase, khách hàng hoặc công chúng.
• Giao dịch doanh nghiệp: Trong trường hợp sáp nhập, mua lại hoặc bán tài sản, dữ liệu có thể được chuyển giao cho bên nhận với điều kiện bên nhận cam kết tuân thủ chính sách bảo mật tương đương.

10. Chuyển giao dữ liệu quốc tế

eMailBase có thể xử lý dữ liệu tại các trung tâm dữ liệu ở nhiều khu vực địa lý. Khi dữ liệu được chuyển ra ngoài khu vực kinh tế châu Âu (EEA) hoặc các khu vực có quy định tương đương, chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp bao gồm:

• Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (SCC) được Ủy ban châu Âu phê duyệt;
• Các biện pháp bảo vệ kỹ thuật và tổ chức bổ sung phù hợp với khuyến nghị của cơ quan bảo vệ dữ liệu.

11. Bảo mật dữ liệu

eMailBase áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý để bảo vệ dữ liệu, bao gồm:

• Mã hóa: Dữ liệu được mã hóa trong quá trình truyền tải (TLS/SSL) và khi lưu trữ (mã hóa ổ đĩa và dữ liệu nhạy cảm như API keys).
• Kiểm soát truy cập: Phân quyền theo nguyên tắc quyền hạn tối thiểu, xác thực đa yếu tố cho hệ thống quản trị.
• Giám sát: Theo dõi nhật ký truy cập, phát hiện bất thường và cảnh báo bảo mật.
• Sao lưu: Sao lưu định kỳ với khả năng khôi phục trong trường hợp sự cố.

Khách hàng cũng có trách nhiệm bảo mật tài khoản, sử dụng mật khẩu mạnh, quản lý quyền thành viên phụ và bảo vệ thông tin xác thực nhà cung cấp gửi.

12. Lưu giữ & Xóa dữ liệu

Chúng tôi lưu giữ dữ liệu trong thời gian cần thiết cho các mục đích sau:

• Cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đang hiệu lực;
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý (ví dụ: hồ sơ thuế, kế toán);
• Giải quyết tranh chấp và thực thi thỏa thuận;
• Duy trì bảo mật và ngăn chặn gian lận.

Khi tài khoản bị hủy hoặc dịch vụ kết thúc:

• Khách hàng có thời gian hợp lý (tối thiểu 30 ngày) để xuất dữ liệu trước khi xóa;
• Dữ liệu workspace và Dữ liệu người đăng ký sẽ được xóa hoặc ẩn danh hóa theo quy trình nội bộ;
• Một số dữ liệu tối thiểu có thể được giữ lại nếu pháp luật yêu cầu.

13. Quyền của bạn

Tùy theo pháp luật áp dụng tại khu vực của bạn, bạn có thể có một số hoặc tất cả các quyền sau:

13.1. Theo GDPR (Liên minh châu Âu / Vương quốc Anh)

• Quyền truy cập: Yêu cầu bản sao dữ liệu cá nhân chúng tôi đang xử lý về bạn.
• Quyền chỉnh sửa: Yêu cầu sửa thông tin không chính xác hoặc bổ sung thông tin thiếu.
• Quyền xóa: Yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân trong một số trường hợp nhất định.
• Quyền hạn chế xử lý: Yêu cầu tạm dừng xử lý dữ liệu trong khi giải quyết tranh chấp.
• Quyền di chuyển dữ liệu: Nhận dữ liệu ở định dạng có cấu trúc, phổ biến và đọc được bằng máy.
• Quyền phản đối: Phản đối việc xử lý dữ liệu dựa trên lợi ích hợp pháp.
• Quyền khiếu nại: Nộp đơn khiếu nại tới cơ quan bảo vệ dữ liệu tại quốc gia bạn cư trú.

13.2. Theo CCPA/CPRA (California, Hoa Kỳ)

• Quyền biết: Yêu cầu biết loại dữ liệu cá nhân nào được thu thập, sử dụng và chia sẻ.
• Quyền xóa: Yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân đã thu thập.
• Quyền từ chối bán: eMailBase không bán dữ liệu cá nhân. Nếu điều này thay đổi, chúng tôi sẽ cung cấp cơ chế từ chối.
• Quyền không phân biệt đối xử: Bạn không bị phân biệt đối xử khi thực hiện quyền riêng tư.

13.3. Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP (Việt Nam)

Chủ thể dữ liệu tại Việt Nam có quyền được biết, đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, phản đối xử lý và khiếu nại theo quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Để thực hiện bất kỳ quyền nào nêu trên, vui lòng liên hệ hi@emailbase.net. Chúng tôi sẽ phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định (thông thường 30 ngày).

14. Bảo vệ trẻ em

Dịch vụ eMailBase không dành cho người dưới 16 tuổi (hoặc độ tuổi tối thiểu theo pháp luật địa phương). Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em. Nếu phát hiện đã thu thập dữ liệu của trẻ em, chúng tôi sẽ xóa ngay lập tức. Phụ huynh hoặc người giám hộ có thể liên hệ hi@emailbase.net để yêu cầu xóa.

15. Thay đổi chính sách & Liên hệ

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách bảo mật này theo thời gian để phản ánh thay đổi trong hoạt động, công nghệ hoặc pháp luật. Mọi thay đổi quan trọng sẽ được thông báo qua email hoặc thông báo trong workspace trước khi có hiệu lực. Ngày "Cập nhật lần cuối" ở đầu trang sẽ được điều chỉnh tương ứng.

Nếu bạn có câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến chính sách bảo mật, vui lòng liên hệ:

• Email: hi@emailbase.net
• Chủ đề: Ghi rõ "Yêu cầu quyền riêng tư" hoặc "Câu hỏi bảo mật"