反垃圾邮件政策与合规规范

eMailBase được xây dựng để hỗ trợ email marketing và tự động hóa có trách nhiệm. Chúng tôi không dung túng thư rác dưới bất kỳ hình thức nào. Chính sách này áp dụng cho tất cả khách hàng, thành viên phụ và mọi hoạt động gửi email thông qua nền tảng, bất kể nhà cung cấp gửi nào được sử dụng.

Chính sách này bổ sung cho Điều khoản dịch vụ và Chính sách bảo mật của eMailBase.

1. Cam kết gửi email có trách nhiệm

eMailBase cam kết xây dựng hệ sinh thái gửi email lành mạnh, bảo vệ người nhận, duy trì danh tiếng gửi chung của nền tảng và hỗ trợ khách hàng tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất. Mỗi email gửi qua eMailBase phải có giá trị cho người nhận, dựa trên cơ sở đồng ý hợp pháp và nhận diện người gửi chính xác.

2. Khung pháp lý tuân thủ

Khi sử dụng eMailBase, bạn có trách nhiệm tuân thủ tất cả luật và quy định về email marketing áp dụng tại khu vực bạn và người nhận cư trú, bao gồm nhưng không giới hạn:

• CAN-SPAM Act (Hoa Kỳ) — Yêu cầu nhận diện người gửi chính xác, địa chỉ vật lý trong email, cơ chế hủy đăng ký rõ ràng và xử lý hủy trong 10 ngày làm việc.
• GDPR (Liên minh châu Âu / Vương quốc Anh) — Yêu cầu đồng ý rõ ràng, cơ sở pháp lý hợp lệ, quyền phản đối và quyền xóa cho người nhận email marketing.
• CASL (Canada) — Yêu cầu đồng ý rõ ràng hoặc ngụ ý trước khi gửi, nhận diện đầy đủ và cơ chế hủy đăng ký.
• PDPA (Thái Lan, Singapore) — Yêu cầu đồng ý, thông báo mục đích và quyền truy cập/chỉnh sửa dữ liệu.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP (Việt Nam) — Quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng ý xử lý và quyền của chủ thể dữ liệu.
• Luật 91/2015/QH13 (Việt Nam) — Quy định về quảng cáo qua thư điện tử, đồng ý nhận và hủy nhận quảng cáo.

3. Cơ sở gửi email

Bạn chỉ được gửi email đến người nhận mà bạn có cơ sở hợp pháp và phù hợp để liên hệ. Các cơ sở được chấp nhận bao gồm:

• Đồng ý rõ ràng (Opt-in): Người nhận đã chủ động đồng ý nhận email marketing từ bạn, có bằng chứng ghi nhận (thời gian, nguồn, nội dung đồng ý).
• Xác nhận kép (Double Opt-in): Phương pháp khuyến nghị — người nhận xác nhận đăng ký qua email xác nhận.
• Quan hệ khách hàng hiện tại: Người nhận là khách hàng, đối tác hoặc người dùng hiện tại và email liên quan trực tiếp đến mối quan hệ đó.
• Cơ sở pháp lý khác: Cơ sở khác được pháp luật áp dụng cho phép (ví dụ: lợi ích hợp pháp theo GDPR), với điều kiện bạn có thể chứng minh khi được yêu cầu.

4. Nguồn gốc danh sách người nhận

eMailBase nghiêm cấm sử dụng các nguồn danh sách sau:

• Danh sách mua hoặc thuê từ bên thứ ba;
• Danh sách thu thập tự động (scraping) từ website, diễn đàn hoặc mạng xã hội;
• Danh sách không rõ nguồn gốc hoặc không có bằng chứng đồng ý;
• Danh sách được chia sẻ từ tài khoản hoặc tổ chức khác mà không có cơ sở đồng ý chuyển giao hợp pháp.

Chúng tôi có quyền yêu cầu bạn cung cấp bằng chứng về nguồn gốc danh sách và cơ sở đồng ý bất kỳ lúc nào.

5. Nhận diện người gửi

Mỗi chiến dịch email gửi qua eMailBase phải tuân thủ các yêu cầu nhận diện:

• Tên người gửi chính xác: Sử dụng tên thật hoặc tên thương hiệu dễ nhận biết, không gây hiểu nhầm.
• Địa chỉ email gửi hợp lệ: Sử dụng địa chỉ email trên tên miền bạn sở hữu và đã xác thực.
• Tiêu đề email trung thực: Tiêu đề phải phản ánh đúng nội dung email, không sử dụng lừa đảo hoặc gây hiểu nhầm.
• Địa chỉ vật lý: Bao gồm địa chỉ vật lý hợp lệ của tổ chức gửi (yêu cầu bắt buộc theo CAN-SPAM).

6. Cơ chế hủy đăng ký

Mọi email marketing gửi qua eMailBase phải bao gồm cơ chế hủy đăng ký tuân thủ các tiêu chuẩn sau:

• Dễ tìm, dễ dùng: Liên kết hủy đăng ký phải hiển thị rõ ràng, hoạt động hiệu quả và không yêu cầu đăng nhập.
• Một chạm (One-Click Unsubscribe): Khuyến nghị triển khai tiêu chuẩn RFC 8058 (List-Unsubscribe-Post) để hỗ trợ hủy đăng ký một chạm.
• Xử lý kịp thời: Yêu cầu hủy đăng ký phải được xử lý ngay lập tức hoặc trong tối đa 2 ngày làm việc. eMailBase tự động xử lý hủy đăng ký và đưa vào danh sách chặn.
• Danh sách chặn toàn cục: Người đã hủy đăng ký sẽ không nhận thêm email marketing từ danh sách đó, trừ khi họ chủ động đăng ký lại.

7. Xác thực kỹ thuật bắt buộc

Trước khi gửi chiến dịch, khách hàng phải hoàn tất xác thực kỹ thuật cho tên miền gửi:

• SPF (Sender Policy Framework) — Xác định máy chủ được phép gửi email thay mặt tên miền.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) — Chữ ký số xác minh email không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) — Chính sách xác thực kết hợp SPF + DKIM, bảo vệ khỏi giả mạo tên miền.

eMailBase cung cấp công cụ quét DNS để kiểm tra trạng thái xác thực. Chúng tôi khuyến nghị thiết lập đầy đủ cả 3 giao thức trước khi bắt đầu gửi.

8. Vệ sinh danh sách & Quản lý chất lượng

Khách hàng có trách nhiệm duy trì chất lượng danh sách gửi:

• Xử lý email trả lại (Bounce): eMailBase tự động xử lý hard bounce và đưa vào danh sách chặn. Danh sách có tỷ lệ bounce cao bất thường có thể bị giới hạn hoặc yêu cầu làm sạch.
• Theo dõi khiếu nại (Complaint): Giám sát tỷ lệ khiếu nại spam. Tỷ lệ khiếu nại vượt ngưỡng 0,1% sẽ kích hoạt cảnh báo; vượt 0,3% có thể dẫn đến giới hạn hoặc tạm ngưng.
• Loại bỏ liên hệ không hoạt động: Thường xuyên xem xét và loại bỏ các địa chỉ email không tương tác trong thời gian dài để duy trì danh tiếng gửi.
• Xác minh danh bạ: Sử dụng tính năng xác minh liên hệ (Verify Contacts) trước khi gửi đến danh sách lớn hoặc danh sách lâu không liên lạc.

9. Khởi động IP & Quản lý sản lượng gửi

Khi sử dụng IP hoặc tên miền mới để gửi email:

• Bạn phải thực hiện quy trình khởi động IP (IP Warmup) — tăng dần sản lượng gửi theo lịch trình khuyến nghị để xây dựng danh tiếng gửi với các nhà cung cấp hộp thư (Gmail, Yahoo, Outlook).
• eMailBase cung cấp tính năng khởi động IP tự động trong trung tâm điều phối gửi. Khách hàng nên kích hoạt tính năng này khi thêm IP mới.
• Gửi sản lượng lớn đột ngột trên IP chưa được khởi động có thể dẫn đến giới hạn gửi, email vào thư mục rác hoặc bị nhà cung cấp chặn.

10. Nội dung bị cấm

Bạn không được sử dụng eMailBase để gửi nội dung sau:

• Nội dung lừa đảo, giả mạo (phishing) hoặc mạo danh tổ chức khác;
• Phần mềm độc hại, virus, mã độc hoặc liên kết đến trang web chứa phần mềm độc hại;
• Nội dung bất hợp pháp theo pháp luật áp dụng;
• Nội dung quấy rối, đe dọa, kích động bạo lực hoặc phân biệt đối xử;
• Nội dung vi phạm bản quyền, nhãn hiệu hoặc quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba;
• Nội dung liên quan đến đánh bạc trái phép, dược phẩm không được phê duyệt hoặc vũ khí;
• Mọi nội dung nhằm đánh cắp thông tin cá nhân, tài chính hoặc đăng nhập của người nhận.

11. Quy trình xử lý vi phạm

eMailBase áp dụng quy trình xử lý vi phạm theo các bước sau:

• Bước 1 — Phát hiện: Vi phạm được phát hiện thông qua giám sát tự động (tỷ lệ bounce, complaint, nội dung), báo cáo từ nhà cung cấp gửi hoặc khiếu nại từ người nhận.
• Bước 2 — Điều tra: Xem xét nội dung, nguồn danh sách, lịch sử gửi và cơ sở đồng ý.
• Bước 3 — Cảnh báo: Thông báo cho khách hàng về vi phạm và yêu cầu khắc phục trong thời hạn hợp lý.
• Bước 4 — Giới hạn: Giới hạn sản lượng gửi, tạm khóa tính năng cụ thể hoặc yêu cầu giải trình bổ sung.
• Bước 5 — Tạm ngưng: Tạm ngưng workspace nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc không được khắc phục.
• Bước 6 — Chấm dứt: Chấm dứt tài khoản vĩnh viễn trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng lặp lại, gửi thư rác cố ý hoặc hoạt động bất hợp pháp.

eMailBase bảo lưu quyền tạm ngưng workspace ngay lập tức mà không cần cảnh báo trước trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng đe dọa đến hệ thống, danh tiếng gửi chung hoặc vi phạm pháp luật.

12. Báo cáo vi phạm & Liên hệ

Nếu bạn nhận được email không mong muốn gửi qua eMailBase, hoặc phát hiện vi phạm chính sách, vui lòng báo cáo tại:

• Email: hi@emailbase.net
• Nội dung báo cáo: Vui lòng cung cấp tiêu đề email gốc (headers), nội dung email, ngày nhận và mô tả vấn đề để hỗ trợ điều tra.

Chúng tôi cam kết xem xét và phản hồi mọi báo cáo vi phạm trong thời gian hợp lý.